• Case Study • Zamek Ujazdowski
Jak Zamek Ujazdowski przyspieszył inwentaryzację 1300 sztuk wyposażenia?
Centrum Sztuki Współczesnej Zamek Ujazdowski znajduje się w Warszawie. W latach 80. XX wieku przeszedł on gruntowną renowację i został przekształcony w Centrum Sztuki Współczesnej. Misją Zamku Ujazdowskiego jest promowanie i wspieranie sztuki współczesnej oraz kultury. Instytucja współpracuje z firmą PWSK od 2013 roku w ramach programu Szybka Inwentaryzacja.
1 300 sztuk wyposażenia
3 piętra
Spis z natury całego majątku
Wdrożyliśmy wytrzymałe etykiety z kodem QR do oznakowania środków trwałych i wyposażenia obiektu.
Klient
Centrum Sztuki Współczesnej Zamek Ujazdowski
Lokalizacja
Warszawa
Branża
Kultura
Rozwiązanie
Szybka Inwentaryzacja + Kolektor danych + Kody QR + Aplikacja Mobilna PWSK
01 – Specyfika projektu
Korzyści po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji
Wykonanie ewidencji ponad 1300 pozycji zajmuje niemal 3 razy mniej czasu niż dotychczas.
Inwentaryzacja przy użyciu kolektora danych jest szybsza i wygodniejsza niż ta wykonywana przy komputerze.
Oszczędność czasu dzięki integracji Szybkiej Inwentaryzacji z programami księgowymi.
Dane o wyposażeniu są uporządkowane a przeprowadzenie wyrywkowej ewidencji jest szybkie i proste.
Jak wyglądała inwentaryzacja tradycyjną metodą?
Czasochłonne i męczące ręcznie wypełnianie papierowych kartotek
Papierowe kartoteki są nietrwałe i nieodporne na upływający czas, co dokładnie odczuli pracownicy Centrum. Ich prowadzenie było żmudne, a co za tym idzie zwiększało się ryzyko pomyłek.
Nieścisłości w danych po inwentaryzacji
Inwentaryzacja tradycyjną metodą byłą obowiązkiem, który był nielubiany przez pracowników. Z tego powodu w różnych latach wykonywały go różne osoby i nie zawsze było to spójne, co pogłębiło nieścisłości w stanie wyposażenia.
Angażowanie wielu pracowników do przeprowadzania spisu natury
Aby poradzić sobie z trudem inwentaryzacji, w Zamku zaangażowano wielu pracowników. Przyspieszało to pracę, jednak finalnie skutkowało odłożeniem innych obowiązków na boczny tor.
– Krzysztof Kaczmarczyk, specjalista ds. wdrożeń
Jak wyglądało wdrażanie zmian w Zamku Ujazdowskim?
Podczas wdrożenia systemu, wyposażenie i środki trwałe zostały oznakowane etykietami z kodami kreskowymi. Wraz z aktualizacją oprogramowania do nowej wersji, przeprowadzoną w 2023 roku, etykiety zostały zmienione na kody QR.
Wykorzystaliśmy ten sam sprzęt do wydruku oraz materiały eksploatacyjne, co pozwoliło zmniejszyć koszty inwestycji.
Program po aktualizacji dał nowe możliwości, które ułatwiają codzienną pracę. Pozwala pracownikom wprowadzać dane o wyposażeniu w jednym miejscu, co znacząco przyspiesza i ułatwia spis z natury.
– Rafał Filipowicz
Kierownik Działu IT i multimediów
Łatwe importowanie i eksportowanie danych do formatu pliku tekstowego umożliwia integrację z programami księgowymi, które już są w Centrum. Tak prosty sposób wymiany danych, to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim pieniędzy, które trzeba byłoby wydać na informatyków.
Kolejną metodą na przyspieszenie inwentaryzacji, było wykorzystanie prostego w obsłudze urządzenia mobilnego. Inwentaryzacja z wykorzystaniem poręcznego inwentaryzatora była tak prosta, że nowe osoby w zespole spisowym bez żadnego problemu samodzielnie wykonały swoją pierwszą inwentaryzację wyposażenia czytelni. W kilku krokach wygenerowały arkusze spisowe.
02 – Proces i efekty
Szkolenie czyli inwentaryzacja krok po kroku
Przeprowadziliśmy szkolenie dla pracowników Zamku Ujazdowskiego, podczas którego każda osoba z zespołu spisowego wykonywała spis urządzeniem mobilnym pod okiem specjalisty.
Ćwiczenie krok po kroku pokazuje, jak wykonać spis z natury. Pracownicy inwentaryzowali wyposażenie biurowe takie jak: regały, biurka i krzesła, ale także windę do książek, komputery oraz telewizory.
Pracownicy przeprowadzili również inwentaryzację sali kinowej ze wspomnianym wcześniej sprzętem elektronicznym.
Co zmieniło się po wdrożeniu?
Pracownicy Zamku przeprowadzają obecnie inwentaryzację szybciej i w sposób niezakłócający ich codziennej pracy. Wykonanie ewidencji ponad 1300 pozycji zajmuje niemal 3 razy mniej czasu niż dotychczas.
Inwentaryzacja przy użyciu kolektora danych jest szybsza i wygodniejsza niż ta wykonywana przy komputerze. Po wdrożeniu programu, pracownicy są w stanie wykonywać ewidencję każdego dnia, a to z kolej daje więcej informacji o stanie wyposażenia na co dzień i skraca finalny spis z natury.
Jak wyglądała inwentaryzacja w innych instytucjach kultury?
Szczególowe studia przypadków z metodologią, wyzwaniami i mierzalnymi efektami wdrożenia.
Kultura
5000
środków trwałych
25
pomieszczeń
Kultura
40
koncertów wyjazdowych
20
koncertów festiwalowych
Wypełnij formularz, pobierz demo i przetestuj:
- Jak przyspieszyć spis z natury środków trwałych i wyposażenia?
- Jak bezbłędnie rozliczyć majątek i osoby za niego odpowiedzialne?
- Jak zeskanować i namierzyć majątek w kilka sekund kodem kreskowym, QR lub RFID?
- Pobierz i zyskaj bezpłatny mini kurs wideo na temat inwentaryzacji
Inwentaryzacja
nie trwa tygodni
Czas spisu z natury
spada nawet 8-krotnie
- 5,0 / 5 z 163 opinii
- 1500+ wdrożeń w Polsce
- ponad 30 lat na rynku
- licencja dożywotnia, dane u Ciebie
