Inwentaryzacja

Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia kodem kreskowym lub RFID

Ustawa o rachunkowości nie zostawia wyboru, czy robić inwentaryzację, tylko kiedy i jak często. Ten poradnik pokazuje obowiązek krok po kroku: od terminów, przez rodzaje spisu, po same czynności. Na końcu pokazujemy też, o ile krócej trwa to z czytnikiem zamiast z kartką.

Prezentacja online • pokażemy scenariusze z Twojej branży

Jak zrobić inwentaryzację krok po kroku?

Zanim ktokolwiek zeskanuje pierwszą etykietę, trzeba podjąć kilka decyzji organizacyjnych. Oto cztery etapy pełnego spisu z natury.

Ustal zasady i oznakowanie

Określ, co podlega spisowi, jak opisywać majątek i lokalizacje, jak nadawać numery inwentarzowe oraz czy użyjesz kodu kreskowego, QR czy RFID.

Zaplanuj skład i harmonogram

Ustal harmonogram, opracuj regulamin, wyznacz Kierownika Inwentaryzacji i Kierownika Spisu oraz skład komisji inwentaryzacyjnej.

Przeprowadź spis z natury

Identyfikujesz obiekty, naklejasz etykiety z kodem kreskowym, przypisujesz miejsce i osobę odpowiedzialną, a dane importujesz kolektorem do programu.

Zamknij spis protokołami

Podpisujesz i uzupełniasz protokoły inwentaryzacji oraz drukujesz raporty z przeprowadzonego spisu – dopiero to zamyka cały proces.

Skróć inwentaryzację nawet o 90%

Pobierz bezpłatne demo i porozmawiaj z naszym specjalistą.
Na bezpłatnej prezentacji sprawdzisz na przykładach z Twojej branży.

Kiedy należy przeprowadzić spis z natury?

Obowiązek inwentaryzacji wynika z Ustawy o rachunkowości. Art. 4 ust. 3 określa go ogólnie: rachunkowość jednostki obejmuje okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Konkretne terminy dla poszczególnych składników majątku wynikają z Art. 26 tej samej ustawy.

Spis z natury nie służy tylko urzędowej formalności. To jedyny sposób, żeby dokładnie wiedzieć, co znajduje się w budynku i u kogo, wychwycić sprzęt nadający się już tylko do likwidacji oraz formalnie rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne za powierzony majątek.

Co roku

Nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15 dnia nowego roku – większość aktywów.

Raz na 4 lata

Uproszczenie dla nieruchomości oraz środków trwałych i maszyn na terenie strzeżonym (inwentaryzacja ciągła), nie cały majątek.

Co 2 lata

Dotyczy towarów handlowych, materiałów, półfabrykatów i wyrobów gotowych w magazynie na dzień spisu z natury.

Na ostatni dzień roku obrotowego

Obejmuje materiały, towary, wytwory własnej produkcji oraz aktywa pieniężne na sam koniec roku obrotowego.

Pobierz bezpłatny poradnik | Dowiedz się wszystkiego o inwentaryzacji

Rodzaje inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości nie definiuje wprost rodzajów inwentaryzacji – ten podział wypracowała praktyka księgowa. W codziennej pracy spotkasz przede wszystkim trzy:

Inwentaryzacja okresowa

przeprowadzana w stałych, z góry ustalonych odstępach czasu, zgodnie z terminami z Art. 26 opisanymi wyżej. To najczęstszy typ, wynikający wprost z obowiązku ustawowego.

Inwentaryzacja ciągła (cykliczna)

stan majątku ustalany jest sukcesywnie, tak żeby w wyznaczonym okresie objąć wszystkie składniki podlegające spisowi. To właśnie ta metoda pozwala na uproszczenie „raz na 4 lata” dla nieruchomości i majątku na terenie strzeżonym.

Inwentaryzacja doraźna

przeprowadzana poza ustalonym harmonogramem, w miarę potrzeb organizacji, np. przy zmianie osoby materialnie odpowiedzialnej, podejrzeniu nadużycia albo zdarzeniu losowym. Nie zastępuje inwentaryzacji okresowej, tylko ją uzupełnia.

Jak przeprowadzić inwentaryzację nawet 90% szybciej?

Bez czytnika ten sam proces rozkłada się na tygodnie, bo dotyczy każdego przedmiotu z osobna.

Zespół musi najpierw skompletować papierowe arkusze spisowe, potem obejść pomieszczenia i ręcznie odczytać numer inwentarzowy. Ten jest często wytarty, zasłonięty albo po prostu nieczytelny. Następnie trzeba go zapisać w arkuszu, by na koniec zestawić spisany stan z ewidencją, żeby ustalić, czego brakuje, co jest nadwyżką i gdzie przedmiot zmienił miejsce użytkowania. Każdy z tych kroków to osobne źródło pomyłki, a poprawienie błędu oznacza powtórzenie fragmentu spisu od nowa.

Program do inwentaryzacji w połączeniu z etykietą kodu kreskowego albo chipem RFID zamyka ten sam proces w jednym kroku: skanujesz, a system od razu porównuje wynik z ewidencją i pokazuje gotowy raport różnic.

Porozmawiaj o swojej inwentaryzacji z naszym specjalistą

Jakie korzyści zapewni Ci Szybka Inwentaryzacja?

Największa różnica względem spisu ręcznego to czas: inwentaryzacja wyposażenia kodem kreskowym skraca sam proces skanowania nawet dziesięciokrotnie. Z RFID dzięki odczytowi wielu tagów naraz idzie jeszcze szybciej. To jednak tylko jedna z korzyści.

Mniej osób oderwanych od pracy

spis 1000 pozycji mieści się w jednym dniu roboczym, nie w tygodniach oddelegowania zespołu.

Wynik bez błędów przepisywania

skaner odczytuje numer inwentarzowy raz, poprawnie; ręczne wpisywanie do arkusza, a razem z nim ryzyko literówki, znika.

Majątek oznaczony trwale

foliowa etykieta z kodem kreskowym albo tag RFID przetrwają cały okres eksploatacji sprzętu, w przeciwieństwie do papierowej naklejki, która z czasem się odklei albo wyblaknie.

Wyzwania i korzyści w skrócie

Porównaj przebieg inwentaryzacji z wykorzystaniem kodów kreskowych i tagów RFID

Przebieg inwentaryzacji z kodami kreskowymi

Drukujesz i naklejasz etykietę z kodem na każdym środku trwałym.

Skanujesz etykietę czytnikiem – jeden przedmiot, jeden odczyt, celowanie w kod.

Dane trafiają do arkusza spisowego automatycznie, bez przepisywania numeru.

Program porównuje wynik ze stanem poprzednim i generuje raport różnic.

Przebieg inwentaryzacji z kodami kreskowymi

Oznaczasz majątek tagami RFID zamiast etykiet z kodem kreskowym.

Czytnik odczytuje wiele tagów naraz, z kilku metrów, bez celowania w przedmiot.

Odczyt działa nawet przy częściowo zasłoniętej etykiecie - bez linii wzroku na kod.

Wynik trafia do tego samego raportu różnic co przy kodach kreskowych.

Różnica praktyczna: kody kreskowe sprawdzają się przy mniejszych ilościach i pojedynczym skanowaniu, RFID przyspiesza spis tam, gdzie liczba przedmiotów w jednym pomieszczeniu jest duża.

Wypróbuj Szybką Inwentaryzację

Skontaktuj się z nami, aby omówić szczegóły wdrożenia systemu w Twojej firmie.

Analiza, konsultacja i wstępna wycena – bez zobowiązań.

Zobacz jak nasi klienci wykorzystują
Szybką Inwentaryzację

Case study i wdrożenia

Branża eventowa

PreZero Arena Gliwice
inwentaryzacja w jednej z największych hal widowiskowo - sportowych w Polsce

Hala, otwarta w 2018 roku, gwarantuje 17 178 miejsc siedzących i stojących. Arena Gliwice kojarzy się przede wszystkim z wydarzeniami sportowymi, koncertami czy widowiskami rodzinnymi. Jednak z równie wielkim powodzeniem odbywają się w niej targi, konferencje i szkolenia.

555 300 m3

kubatury obiektu

Zobacz case study >

Muzeum

Jak Zamek Ujazdowski przyspieszył inwentaryzację 1300 sztuk wyposażenia?

1 300

sztuk wyposażenia

piętra

Zobacz case study >

Szkoła

Jak uporządkować inwentaryzację w trzech szkołach tylko jednym programem?

800

środków trwałych

5 000

przedmiotów

Zobacz case study >

Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia kodem kreskowym lub RFID

Jak zrobić inwentaryzację krok po kroku?

Ustal zasady i oznakowanie

Zaplanuj skład i harmonogram

Przeprowadź spis z natury

Zamknij spis protokołami

Skróć inwentaryzację nawet o 90%

Kiedy należy przeprowadzić spis z natury?

Rodzaje inwentaryzacji

Inwentaryzacja okresowa

Inwentaryzacja ciągła (cykliczna)

Inwentaryzacja doraźna

Jak przeprowadzić inwentaryzację nawet 90% szybciej?

Jakie korzyści zapewni Ci Szybka Inwentaryzacja?

Mniej osób oderwanych od pracy

Wynik bez błędów przepisywania

Majątek oznaczony trwale

Porównaj przebieg inwentaryzacji z wykorzystaniem kodów kreskowych i tagów RFID

Wypróbuj Szybką Inwentaryzację

Zobacz jak nasi klienci wykorzystują
Szybką Inwentaryzację

PreZero Arena Gliwice
inwentaryzacja w jednej z największych hal widowiskowo - sportowych w Polsce

Jak Zamek Ujazdowski przyspieszył inwentaryzację 1300 sztuk wyposażenia?

Jak uporządkować inwentaryzację w trzech szkołach tylko jednym programem?

Wypełnij formularz, pobierz demo i przetestuj:

Inwentaryzacja
nie trwa tygodni

Czas spisu z natury
spada nawet 8-krotnie

Oprogramowanie

Sklep i Sprzęt

Regulamin i kontakt

Firma

Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia kodem kreskowym lub RFID

Jak zrobić inwentaryzację krok po kroku?

Ustal zasady i oznakowanie

Zaplanuj skład i harmonogram

Przeprowadź spis z natury

Zamknij spis protokołami

Skróć inwentaryzację nawet o 90%

Kiedy należy przeprowadzić spis z natury?

Rodzaje inwentaryzacji

Inwentaryzacja okresowa

Inwentaryzacja ciągła (cykliczna)

Inwentaryzacja doraźna

Jak przeprowadzić inwentaryzację nawet 90% szybciej? ​

Jakie korzyści zapewni Ci Szybka Inwentaryzacja?

Mniej osób oderwanych od pracy

Wynik bez błędów przepisywania

Majątek oznaczony trwale

Porównaj przebieg inwentaryzacji z wykorzystaniem kodów kreskowych i tagów RFID

Wypróbuj Szybką Inwentaryzację

Zobacz jak nasi klienci wykorzystują Szybką Inwentaryzację

PreZero Arena Gliwiceinwentaryzacja w jednej z największych hal widowiskowo - sportowych w Polsce

Jak Zamek Ujazdowski przyspieszył inwentaryzację 1300 sztuk wyposażenia?

Jak uporządkować inwentaryzację w trzech szkołach tylko jednym programem?

Wypełnij formularz, pobierz demo i przetestuj:

Inwentaryzacja nie trwa tygodni

Czas spisu z natury spada nawet 8-krotnie

Oprogramowanie

Sklep i Sprzęt

Regulamin i kontakt

Firma

Jak przeprowadzić inwentaryzację nawet 90% szybciej?

Zobacz jak nasi klienci wykorzystują
Szybką Inwentaryzację

PreZero Arena Gliwice
inwentaryzacja w jednej z największych hal widowiskowo - sportowych w Polsce

Inwentaryzacja
nie trwa tygodni

Czas spisu z natury
spada nawet 8-krotnie