• Case Study • ZS im. A. Mickiewicza
Jak przebiegało wdrożenie programu do inwentaryzacji w Zespole Szkół im. A. Mickiewicza w Białobrzegach?
Zespół Szkół im. Adama Mickiewicza w Białobrzegach to placówka z bogatą, ponad 150-letnią historią. Kadra pedagogiczna organizuje podopiecznym liczne warsztaty, zajęcia dodatkowe, oraz angażuje wychowanków w działalność społeczną. Do zadań szkoły należy też zaopatrywanie uczniów i całej kadry w pomoce dydaktyczne, których ewidencja stanowi nie lada wyzwanie podczas inwentaryzacji.
5000 przedmiotów
800 środków trwałych
Inwentaryzacja dużego zespołu szkół
Pozbycie się nieczytelnych, papierowych kartotek powodujących niezgodności w inwentarzu.
Klient
Zespół Szkół im. A. Mickiewicza
Lokalizacja
Białobrzegi
Branża
Edukacja
Rozwiązanie
Szybka Inwentaryzacja + drukarka + skaner kodów kreskowych
01 – Specyfika projektu
Korzyści po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji
Zyskanie elektronicznej księgi inwentarzowej z zawsze aktualnymi informacjami o inwentarzu z podziałem na grupy, rodzaje i KŚT (Klasyfikator Środków Trwałych)
Zautomatyzowane drukowanie etykiet inwentaryzacyjnych umożliwiających trwałe oznakowanie środków trwałych
Wygodny spis z natury polegający na przejściu przez salę lekcyjną ze skanerem kodów kreskowych w dłoni
Pozbycie się nieczytelnych, papierowych kartotek powodujących niezgodności w inwentarzu
Jak wyglądała inwentaryzacja tradycyjną metodą?
Czasochłonne i męczące ręcznie wypełnianie papierowych kartotek
W skład Zespołu Szkół im. A. Mickiewicza w Białobrzegach wchodzi około 25 sal szkolnych i hala sportowa. Wyposażone łącznie obejmuje około 5 tysięcy przedmiotów, w tym 800 środków trwałych. Prowadzenie ewidencji tak dużej liczby przedmiotów na ręcznie wypełnianych papierowych kartotekach było męczące i czasochłonne.
Błędy i różnice inwentaryzacyjne
Dodatkowo ciągłe przemieszczanie się środków trwałych pomiędzy salami, powodowało, że w czasie spisu z natury łatwo było o kolejne błędy prowadzące do różnic inwentaryzacyjnych. Z czasem się one nawarstwiały i pracownicy zaczęli coraz częściej natrafiać na nieścisłości. Musieli korygować brakujące środki trwałe, nierzadko wykonując przy tym procedurę likwidacji wymagającą zgłoszenia. Wszystko to było mozolne i wymagało zaangażowania dodatkowych osób.
Problem z lokalizacją środków trwałych
Kolejnym wyzwaniem było wskazanie aktualnej lokalizacji środków dydaktycznych. Na przykład, plansze do gramatyki zazwyczaj znajdowały się w pracowni językowej. Czasami jednak część plansz wędrowała po innych pomieszczeniach, a faktu tego nie było gdzie w łatwy sposób odnotować. To stanowiło problem, bo gdy były pilnie potrzebne, brakowało jakiegoś rejestru, w którym dałoby się określić ich aktualne położenie.
Dyrektor Zespołu Szkół im. A. Mickiewicza w Białobrzegach, Pan Marian Kurek, postanowił wziąć sprawy w swoje ręce i wdrożyć system, który za jednym zamachem upora się z wszystkimi tymi problemami, a zarazem odciąży pracowników. Wybór padł na Szybką Inwentaryzację firmy PWSK.
Jak wyglądała droga do zakupu programu?
Zespół Szkół zdecydował się wybrać Zestaw Szybka Inwentaryzacja, czyli ofertę przygotowaną przez PWSK specjalnie z myślą o oświacie i edukacji. Poza samym programem zestaw ten zawiera bezprzewodowy skaner kodów kreskowych oraz opcjonalnie także drukarkę kodów kreskowych firmy Zebra.
Wygodnym rozwiązaniem, które wybrała szkoła, było szkolenie z obsługi systemu w wariancie online. Taka forma szkolenia stała się popularna w ostatnim czasie w edukacji i dobrze sprawdziła się również w tym przypadku.
Instalacja i szkolenie zostało przeprowadzone przez pana Grzegorza Tuszy, specjalistę PWSK ds. wdrożeń Inwentaryzacji, specjalizującego się we współpracy z placówkami oświatowymi.
Przyszli użytkownicy systemu zostali przeszkoleni z obsługi programu w praktyce i co równie ważne, wspólnie ze szkolącym opracowali plan działania, który pozwolił na bezbolesne rozpoczęcie spisu z natury w Szybkiej Inwentaryzacji.
— Dyrektor Marian Kurek, Zespół Szkół im. Adama Mickiewicza w Białobrzegach
02 – Proces i efekty
Jak wyglądało wdrożenie programu?
Inwentaryzacja rozpoczęła się od wprowadzenia gromadzonych do tej pory informacji o środkach trwałych do elektronicznych kartotek programu, przypisując przy tym każdy z przedmiotów do pomieszczenia.
Następnie drukarka kodów kreskowych pozwoliła na wydruk etykiet inwentaryzacyjnych z kodami kreskowymi dla wszystkich przedmiotów z podziałem na pomieszczenia. To sprawiło, że oklejanie środków trwałych w kolejnych salach przebiega bardzo sprawnie.
Odporne etykiety nie ulegają uszkodzeniu, nawet po kontakcie z ciekawskimi uczniami. Takie oznakowanie zapewnia możliwość szybkiego zidentyfikowania każdego środka trwałego i wyposażenia oraz określenie przypisanego mu położenia.
Aby rozpocząć spis z natury, wystarczyło wybrać w programie spisywanie aktualnie pomieszczenie i rozpocząć skanowanie bezprzewodowym skanerem kodów kreskowych.
Jak taki spis z natury przebiega w praktyce, pokazuje poniższe nagranie:
Teatr Rozrywki w Chorzowie
Co zyskała szkoła w Białobrzegach po wdrożeniu programu?
Dzięki wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji prowadzenie okresowej inwentaryzacji przestało być źródłem problemów oraz frustracji. Elektroniczny spis z natury w tym roku okazał się wielokrotnie szybszy, przyjemniejszy i pozbawiony pomyłek.
Od czasu wdrożenia zniknęły też problemy z ustaleniem aktualnego położenia poszukiwanego przedmiotu – wystarczy podejrzeć jego elektroniczną kartotekę w programie. W razie chęci zmiany docelowego położenia środka trwałego wystarczy zmienić przypisaną mu lokalizację w jego elektronicznej kartotece. Zajmuje to kilka sekund.
Na Zespół Szkół im. Adama Mickiewicza w Białobrzegach składają się szkoła oraz przedszkole. Moduł Wielooddziałowy Szybkiej Inwentaryzacji wygodnie dzieli ewidencję środków trwałych na przedmioty znajdujące się szkole i w przedszkolu.
Program pełni funkcję elektronicznej księgi inwentarzowej, w której każdy przedmiot może mieć ustaloną grupę, rodzaj i przypisany symbol KŚT. Wszystkie nowe zakupy zostają od razu wprowadzone do programu wraz z ich ceną, co pozwala utrzymywać porządek. Dzięki przechowywaniu w bazie danych programu szczegółowej historii każdego środka trwałego łatwo je znaleźć.
Jak wyglądała inwentaryzacja w innych firmach i instytucjach?
Szczególowe studia przypadków z metodologią, wyzwaniami i mierzalnymi efektami wdrożenia.
Edukacja
900
środków trwałych
118
uczniów
Kultura
40
koncertów wyjazdowych
20
koncertów festiwalowych
Wypełnij formularz, pobierz demo i przetestuj:
- Jak przyspieszyć spis z natury środków trwałych i wyposażenia?
- Jak bezbłędnie rozliczyć majątek i osoby za niego odpowiedzialne?
- Jak zeskanować i namierzyć majątek w kilka sekund kodem kreskowym, QR lub RFID?
- Pobierz i zyskaj bezpłatny mini kurs wideo na temat inwentaryzacji
Inwentaryzacja
nie trwa tygodni
Czas spisu z natury
spada nawet 8-krotnie
- 5,0 / 5 z 163 opinii
- 1500+ wdrożeń w Polsce
- ponad 30 lat na rynku
- licencja dożywotnia, dane u Ciebie
