• Case Study • Röben Polska · Produkcja ceramiki
40% mniej zakupów narzędzi w ciągu pół roku
Jak zakład produkcyjny z 500 pracownikami zamienił chaos w narzędziowni w pełną kontrolę – i przy okazji znacząco obniżył koszty.
Zakupy narzędzi spadły o 40% już w pierwszym półroczu — bez zwolnień, bez reorganizacji
2 500 pozycji z imienną historią wydań i zwrotów od pierwszego dnia systemu
Zero narzędzi z przeterminowanym przeglądem BHP — system pilnuje terminów automatycznie
01 – Sytuacja przed wdrożeniem
Zakład bez kontroli nad 2 500 narzędziami
Röben Polska to jeden z największych producentów ceramiki budowlanej w Polsce. 500 pracowników, kilka hal produkcyjnych, nieustający ruch sprzętu. I zero systemu, który by tym ruchem zarządzał.
Narzędzia „znikały"
Wydania były nieformalne — pracownik brał narzędzie, nie zawsze je oddawał. Na koniec kwartału magazynier nie wiedział, co jest na hali, co w naprawie, a co przepadło bezpowrotnie.
Zakupy jako jedyne rozwiązanie
Kiedy czegoś brakowało — dokupowano. Nikt nie sprawdzał, czy brakujące narzędzie leży nieużywane w szafce u innego pracownika. Duplikaty narastały latami.
Brak działu narzędziowni
Formalnie odpowiedzialność za sprzęt była rozproszona. Każdy „trochę” pilnował, co oznaczało, że nikt nie pilnował naprawdę. Odpowiedzialność bez egzekwowalności to iluzja kontroli.
Przeglądy BHP — w tabelce Excela
„Mieliśmy 2 500 narzędzi i żadnej kontroli nad tym, gdzie są i kto za nie odpowiada. Zakupy były jedynym sposobem na uzupełnienie braków — ale nikt nie wiedział, czy braki są prawdziwe, czy tylko pozorne.”
— Grzegorz Błażykowski, kierownik techniczny, Röben Polska
Röben Polska nie miała problemu z narzędziami. Miała problem z informacją — a to zupełnie inna sprawa. Każde narzędzie było na miejscu, dopóki nie było go tam, gdzie powinno być. Wtedy zaczynały się pytania bez odpowiedzi: kto wziął ostatni? Kiedy? Z którego magazynu? Dział zakupów nie czekał na te odpowiedzi — po prostu składał kolejne zamówienie. Bo tak było szybciej.
Ten mechanizm — zamawianie zamiast szukania — jest najczęstszym źródłem ukrytych strat w narzędziowniach zakładów zatrudniających powyżej 200 pracowników. Nie wynika ze złej woli nikogo. Wynika z braku danych w momencie decyzji. W PWSK widzimy go w mniej więcej trzech na cztery wdrożenia w produkcji: dopiero ewidencja imienna sprawia, że pytanie „gdzie jest klucz?” ma odpowiedź szybszą niż złożenie zamówienia.
02 – Dlaczego Narzędziownia®
Jeden system zamiast trzech prowizorycznych
Röben Polska szukała narzędzia, które połączy ewidencję, RFID i przeglądy BHP w jednym miejscu. Nie chcieli wdrażać trzech osobnych systemów.
Specjalizacja w produkcji
Narzędziownia® ma dedykowany wariant dla zakładów produkcyjnych. Nie trzeba adaptować systemu biurowego — procesy są zdefiniowane pod realia hali.
RFID w standardzie
Moduł RFID to nie drogi dodatek — to wbudowana funkcjonalność. Skanowanie 2 500 pozycji kolektorem zamiast ręcznego wpisywania: różnica kilkudziesięciu godzin przy każdej inwentaryzacji.
Przeglądy BHP zintegrowane
System pilnuje terminów legalizacji i przeglądów automatycznie. Alert do odpowiedzialnej osoby wysyłany jest z wyprzedzeniem — zanim termin wygaśnie.
Imienna ewidencja
Każde wydanie i zwrot ma datę, godzinę i nazwisko. Odpowiedzialność przestaje być abstrakcją — jest przypisana do konkretnej osoby i egzekwowalna.
Polskie oprogramowanie
Pełna dokumentacja po polsku, wsparcie techniczne bez bariery językowej, wdrożenie prowadzone przez doświadczonych konsultantów z Polski.
Raporty i historia
Pełna historia każdego narzędzia: kto brał, kiedy, jak długo, ile razy naprawiane. Dane do decyzji — kiedy naprawiać, kiedy wymieniać, gdzie są wąskie gardła.
„Wybraliśmy Narzędziownię, bo to był jedyny system, który miał moduł RFID i przeglądy BHP w jednym pakiecie. Nie chcieliśmy łatać trzech osobnych narzędzi.”
— Grzegorz Błażykowski, kierownik techniczny, Röben Polska
03 – Przebieg wdrożenia
Od instalacji do pełnej kontroli — bez zatrzymania produkcji
Wdrożenie w Röben Polska trwało kilka tygodni i przebiegło w 5 etapach. Produkcja ani razu nie stanęła.
Tydzień 1–2
Inwentaryzacja i oznakowanie
Spis z natury 2 500 pozycji — każde narzędzie otrzymało etykietę RFID lub kod kreskowy. Razem z klientem ustalono kategorie, miejsca składowania i osoby odpowiedzialne.
Tydzień 2–3
Instalacja i konfiguracja systemu
Tydzień 3
Import danych i terminy przeglądów
Tydzień 4
Profesjonalne szkolenie personelu
Szkolenie magazynierów i wybranych mistrzów zmianowych. Kolektor RFID w rękach pracownika — pierwsze samodzielne inwentaryzacje pod nadzorem konsultanta PWSK.
Od tygodnia 5
Pełna produkcyjna praca systemu
Wdrożenie w Röben Polska było pod każdym względem typowe dla zakładów tej skali — z jednym wyjątkiem. Większość firm wdraża system i kończy na tym. W Röbenie digitalizacja procesu pociągnęła za sobą zmianę organizacyjną: tam, gdzie wcześniej nie było działu narzędziowni, teraz jest. System nie zastąpił człowieka — stworzył warunki, w których człowiek odpowiedzialny za narzędzia ma narzędzia do pracy.
To zdanie na podsumowanie tego etapu pochodzi od Iwony Kapitan: „Wprowadzenie Programu Narzędziownia wpłynęło na utworzenie działu narzędziowni.” Nie był to cel wdrożenia. Był jego naturalnym następstwem.
04 – Wyniki po wdrożeniu
Liczby, które przekonały zarząd
Pierwsze realne dane pojawiły się w ciągu 60 dni. Po pół roku były już nie do zignorowania.
40%
mniej zakupów narzędzi — pierwszy pomiar po 6 miesiącach od uruchomienia systemu
2 500
pozycji pod pełną ewidencją — każda z imienną historią wydań, zwrotów i napraw
0
60 dni
0
„Wybraliśmy Narzędziownię, bo to był jedyny system, który miał moduł RFID i przeglądy BHP w jednym pakiecie. Nie chcieliśmy łatać trzech osobnych narzędzi.”
— Grzegorz Błażykowski, kierownik techniczny, Röben Polska
Umów bezpłatną konsultację — pokażemy, ile możesz zaoszczędzić na podstawie danych z Twojego zakładu.
40% mniej zakupów — dziesiątki tys. zł rocznie
Przy budżecie zakupowym narzędzi w firmie tej wielkości różnica 40% to realna kwota w budżecie. Pieniądze, które wcześniej szły na duplikaty i „niewyjaśnione straty”, zostały w firmie.
2 500 pozycji — każde narzędzie ma właściciela
Każde wydanie i zwrot ma datę, godzinę i nazwisko. Po raz pierwszy w historii zakładu magazynier wie, gdzie jest każda pozycja — bez dzwonienia po hali i bez szukania w papierowych zeszytach.
Zero narzędzi po terminie — zero mandatów z PIP
System wysyła alert zanim termin legalizacji wygaśnie. Odpowiedzialna osoba dostaje e-mail z wyprzedzeniem. Pierwsze kontrole PIP po wdrożeniu — zero uwag dotyczących sprzętu.
Zakupy oparte na danych — nie na intuicji magazyniera
Dział narzędziowni powstał jako efekt uboczny wdrożenia — struktura organizacyjna wymusiła się sama. Decyzje o zakupach przestały być „na oko” i stały się decyzją zarządu opartą na faktycznym zużyciu.
05 – Głos klienta
Co mówią osoby, które pracują z systemem na co dzień
„Wprowadzenie Programu Narzędziownia wpłynęło na utworzenie działu narzędziowni, a to z kolei spowodowało zmniejszenie poziomu zakupów narzędzi o 40% w ciągu pół roku. System pozwolił nam zobaczyć, co naprawdę dzieje się z naszym sprzętem.”
Iwona Kapitan
Dyrektor administracyjny, Röben Polska Sp. z o.o.
„Przed wdrożeniem nie wiedzieliśmy, gdzie są narzędzia — po wdrożeniu nie możemy sobie wyobrazić pracy bez systemu. Kolektor RFID zastąpił godziny ręcznego liczenia. Przeglądy pilnują się same. To nie jest ewolucja — to zmiana jakościowa.”
Grzegorz Błażykowski
Kierownik techniczny, Röben Polska Sp. z o.o.
Iwona Kapitan zarządzała wdrożeniem po stronie klienta. To jej inicjatywa uruchomiła projekt, który — jak sama mówi — „wpłynął na utworzenie działu narzędziowni”. Dziś jest jedną z osób, które najlepiej rozumieją, co zmienił system w codziennej pracy zakładu.
Jeśli chcesz porozmawiać z kimś, kto przeszedł ten proces — zapytaj nas o referencję bezpośrednią.
Po rozmowach z kilkunastoma klientami PWSK wyłania się jeden wspólny wzorzec: system najczęściej nie zmienia narzędzi — zmienia organizację. Röben Polska nie jest wyjątkiem. Dział narzędziowni, który formalnie powstał jako efekt uboczny wdrożenia, dziś jest standardem operacyjnym, a nie improwizacją.
Po ponad 30 latach pracy z zakładami produkcyjnymi widzimy to regularnie: problem nigdy nie leży w narzędziach — leży w informacji. Kto ma, kiedy wziął, kiedy oddał, co się z tym sprzętem dzieje. Gdy ta informacja pojawi się w systemie, zachowanie pracowników zmienia się samo — bez dyrektyw, bez sankcji.
06 – Dla kogo
Ten scenariusz powtarza się w różnych branżach
Problemy Röben Polska nie są wyjątkowe. Imienna ewidencja i RFID sprawdzają się wszędzie tam, gdzie narzędzia przechodzą przez wiele rąk.
Budownictwo i instalacje
Sprzęt rozproszony po budowach, narzędzia wychodzące z bazy i nie wracające — klasyczny scenariusz dla imiennej ewidencji.
Produkcja przemysłowa
Technik zabiera sprzęt na zlecenie — system wie, który, kiedy i na jak długo. Rozliczenie po powrocie jednym skanem.
Firmy serwisowe i elektryczne
Technik zabiera sprzęt na zlecenie — system wie, który, kiedy i na jak długo. Rozliczenie po powrocie jednym skanem.
Hotele i obiekty
Sprzęt techniczny i gospodarczy rozproszony po całym obiekcie. System porządkuje odpowiedzialność i eliminuje zgubienia.
Szkoły i instytucje
Pracownie techniczne, sprzęt audiowizualny, narzędzia warsztatowe — ewidencja bez papieru, inwentaryzacja w minutach.
Instytucje publiczne
Wymogi BHP, konieczność dokumentowania majątku, odpowiedzialność za mienie publiczne — system spełnia wszystkie wymogi formalne.
PWSK działa od ponad 30 lat. W tym czasie wdrożyliśmy system w zakładach produkcyjnych, na budowach, w szpitalach, hotelach, teatrach i urzędach. Za każdym razem problem był ten sam: majątek istnieje, ale nikt nie wie, gdzie i w czyich rękach. Rozwiązanie też jest za każdym razem takie samo — informacja w systemie zamiast w głowie jednej osoby.
Jeśli Twój zakład przypomina Röben sprzed wdrożenia — warto porozmawiać. 30 minut rozmowy wystarczy, żeby sprawdzić, czy mechanizm, który zadziałał u nich, zadziała u Ciebie.
Pełny przebieg wdrożeń
u naszych klientów
Szczególowe studia przypadków z metodologią, wyzwaniami i mierzalnymi efektami wdrożenia.
Eltel Networks:
kontrola terminów przeglądów w trzech oddziałach
Wdrożenie objęło oddziały w Olsztynie, Toruniu i Rzeszowie, a dane początkowe przeniesiono z arkuszy Excel. Moduł przeglądów pilnuje terminów badań, a rotacja narzędzi w firmie wzrosła o 30%.
Przemysł morski
Portowy Zakład Techniczny:
nadzór nad narzędziami pomiarowymi
1 500
narzędzi ręcznych
3000
środków trwałych
Budownictwo
Romgos Gwiazdowscy:
terminowe przeglądy i mniejsze zużycie sprzętu
4 500
środków trwałych
900
pracowników
Co mówią osoby, które pracują z systemem na co dzień
Ile trwa wdrożenie systemu?
Standardowe wdrożenie zajmuje 3–6 tygodni od podpisania umowy do pełnej pracy systemu. W Röben Polska cały proces — od inwentaryzacji 2 500 pozycji, przez oznakowanie RFID, po szkolenie personelu — przebiegł bez zatrzymania produkcji.
Czy system wymaga dużych nakładów na sprzęt?
Nie. System Narzędziownia® działa na standardowych komputerach PC. Jedynym dodatkowym sprzętem jest kolektor danych RFID lub czytnik kodów kreskowych — dobieramy go do specyfiki zakładu. Röben Polska używa kolektora RFID do szybkiego skanowania 2 500 pozycji.
Jak szybko widać pierwsze oszczędności?
Röben Polska zaobserwowała 40% redukcję zakupów narzędzi już w pierwszym półroczu. W większości wdrożeń pierwsze efekty widoczne są w ciągu 60–90 dni — kiedy imienna ewidencja zaczyna eliminować anonimowe pobieranie sprzętu.
Co jeśli nie mamy działu narzędziowni?
Zyskaj pełną kontrolę nad majątkiem w swojej firmie
• Bezpłatna analiza wdrożenia w 24h • bez zobowiązań
Napisz do nas. Nasi Eksperci przygotują wstępną analizę wdrożenia i wycenę w 24h.
Specjalista ds. zaopatrzenia
Mandam – Bartłomiej Kozyro
„Od wdrożenia Narzędziowni minęły ponad 2 lata. Terminowość prac wzrosła, niepotrzebne wydatki zostały wyeliminowane, pracownicy pracują sprzętem z aktualnymi przeglądami, a praca magazynierów stała się mniej uciążliwa.”
