• Case Study • Muzeum Rybołówstwa Morskiego w Świnoujściu
Jak skrócić inwentaryzację z 2 miesięcy do 1 tygodnia?
Muzeum Rybołówstwa Morskiego w Świnoujściu gromadzi zbiory związane z tematyką morską oraz historią miasta. Ekspozycja została podzielona na trzy działy. W dziale przyrodniczym prezentowana jest tu fauna trzech stref klimatycznych. W dziale morskim znajdują się dawne narzędzia połowowe, modele statków rybackich i innych jednostek pływających oraz przyrządy i pomoce nawigacyjne. W dziale historycznym mamy do czynienia z archiwalnymi dokumentami, starymi zdjęciami, eksponatami związanymi z kulturą materialną (ceramiką, meblami, numizmatami itp.).
25 pomieszczeń
5 400 eksponatów, środków trwałych i niskocennych
Inwentaryzacja delikatnych eksponatów
Dobraliśmy specjalne znaczniki zbliżeniowe RFID do oznakowania delikatych przedmiotów. Zasięg odczytu 2 metry.
Klient
Muzeum Rybołówstwa Morskiego
Lokalizacja
Świnoujście
Branża
Kultura, Muzeum
Rozwiązanie
Szybka Inwentaryzacja PWSK + kolektor danych (inwentaryzator) + znaczniki radiowe RFID
01 – Specyfika projektu
Czas inwentaryzacji 1 ekspozycji spadł z 3 dni do zaledwie 1 godziny
Szybkie odczytywanie znaczników z eksponatów
Znaczniki RFID są odczytywane przez mobilny czytnik RFID z odległości około 2 metrów. W przypadku technologii RFID nie ma potrzeby odszukiwania i namierzania znaczników, tak jak ma to miejsce przy użyciu kodów kreskowych.
Błyskawiczny dostęp do wyników inwentury
Po zakończonym spisie program automatycznie generuje arkusze z wynikami inwentaryzacji. To pozwala archiwizować i kontrolować efekty inwentaryzacji.
Łatwy dostęp do księgi inwentarzowej
Pomiędzy kolejnymi inwentaryzacjami Szybka Inwentaryzacja służy jako księga inwentarzowa. W przypadku potrzeby fizycznego przeniesienia eksponatu do innego pomieszczenia wystarczą 2 kliknięcia w programie, aby odzwierciedlić tę zmianę również w systemie.
Dokładna lokalizacja eksponatów
Wchodząc do spisywanego pomieszczenia w trakcie inwentaryzacji kontrolnej wystarczy wybrać w programie dane pomieszczenie z listy, a Szybka Inwentaryzacja podpowie, które przedmioty powinny się w nim znajdować.
Ostrożna inwentaryzacja cennych eksponatów
Znaczniki RFID są odczytywane przez mobilny czytnik RFID z odległości około 2 metrów. W przypadku technologii RFID nie ma potrzeby odszukiwania i namierzania znaczników, tak jak ma to miejsce przy użyciu kodów kreskowych ani dotykania cennych eksponatów.
Inwentaryzacja muzeum przed wdrożeniem Szybkiej Inwentaryzacji RFID
Muzeum ma w swoich zbiorach około 5 000 pozycji (muzealiów, środków trwałych i niskocennych). Eksponaty są wystawione w 25 pomieszczeniach na 3 poziomach. Ewidencji podlegają przedwojenne pocztówki, dokumenty, obrazy, porcelana, modele statków, przyrządy nawigacyjne, narzędzia połowowe, eksponaty przyrodnicze (muszle, skorupiaki, szkarłupnie, spreparowane okazy ryb, ptaków).
Uciążliwa papierowa inwentaryzacja
Przed wdrożeniem Szybkiej Inwentaryzacji pracownicy musieli zmagać się z ewidencją oraz inwentaryzacją w arkuszach Excel. Każdy arkusz Excel był równoważny jednej księdze inwentarzowej.
Pomyłki i strata czasu
Inwentaryzacja prowadzona w tak archaiczny sposób generowała sporo pomyłek, przez co pracownicy odpowiedzialni za inwenturę musieli wprowadzać wiele poprawek i marnowali czas na ponowne liczenie.
Wydłużający się spis z natury
Przed zmianą metody inwentaryzacji, jedna ekspozycja była inwentaryzowana aż 3 dni. Cały proces spisu z natury zajmował około 2 miesiące, co było nie do przyjęcia.
Jak wyglądało wdrożenie programu w muzeum?
W celu przyspieszenia całego procesu, Muzeum postanowiło wdrożyć Szybką Inwentaryzację. Decyzja padła właśnie na ten system, dlatego, że został on zaprojektowany z myślą o maksymalnym wykorzystaniu możliwości RFID.
Technologia RFID jest szczególnie użyteczna w przypadku muzeów. Znaczniki RFID pozwalają oznaczyć muzealia w sposób nieinwazyjny; wystarczy oznaczyć gablotę w dyskretnym miejscu. Dzięki temu cenne eksponaty nie są narażone na uszkodzenia, a znaczniki nie kłują w oczy odwiedzających. Wdrożenie rozpoczęło się od oznaczenia wszystkich eksponatów oraz środków trwałych wyselekcjonowanymi przez specjalistów PWSK znacznikami RFID.
„Wdrożenie Szybkiej Inwentaryzacji poskutkowało dużymi oszczędnościami czasu i poprawiło komfort pracy pracowników muzeum. Rekomenduję system PWSK wszystkim placówkom kulturowym oraz każdemu, komu zależy na dyskretnym oznakowaniu przedmiotów
i błyskawicznym spisie z natury”.
— Dyrektor Barbara Adamczewska, Muzeum Rybołówstwa Morskiego w Świnoujściu
Muzeum zaopatrzyło się także w Moduł Importu Danych, który został użyty do zaimportowania zbieranych w arkuszach Excel informacji o eksponatach bezpośrednio do kartotek inwentarzowych Szybkiej Inwentaryzacji. Ten zabieg o wiele dni przyspieszył rozpoczęcie pracy z systemem – nie trzeba było ręcznie wprowadzać danych dotyczących 8 tysięcy przedmiotów.
W trakcie wdrożenia odbyło się szkolenie prowadzone przez Grzegorza Tuszy, specjalistę ds. wdrożeń Inwentaryzacji. Po jednodniowym szkoleniu pracownicy Muzeum byli gotowi do samodzielnej pracy. Nowo przeszkoleni operatorzy chwalili sobie intuicyjność obsługi programu oraz brak zbędnych funkcji niepotrzebnie komplikujących cały proces.
Szybka Inwentaryzacja posiada drzewko lokalizacji, które pozwala np. odfiltrować środki wyłącznie z wybranego piętra i prześledzić historię inwentaryzacji określonej puli przedmiotów. Poszczególne środki trwałe mogą być także posortowane ze względu na przypisaną im w programie grupę.
Kolejną przydatną funkcją jest możliwość przypisania załączników do kartoteki każdego z przedmiotów. Przypisując do muzealiów załącznik w postaci zdjęcia, łatwiej jest w razie wątpliwości zidentyfikować poszczególne eksponaty.
02 – Efekty
Jak Muzeum Rybołówstwa w Świnoujściu ocenia efekty wdrozenia?
Wszystkie te ułatwienia sprawiły, że czas inwentaryzacji 1 ekspozycji spadł z 3 dni do zaledwie 1 godziny, a inwentaryzacja całego muzeum zamiast 2 miesięcy zajmuje teraz 1 tydzień.
– Dyrektor Barbara Adamczewska, Muzeum Rybołówstwa Morskiego w Świnoujściu
Jak wyglądała inwentaryzacja w innych firmach i instytucjach?
Szczególowe studia przypadków z metodologią, wyzwaniami i mierzalnymi efektami wdrożenia.
Edukacja
5000
przedmiotów
800
środków trwałych
Edukacja
900
środków trwałych
118
uczniów
Wypełnij formularz, pobierz demo i przetestuj:
- Jak przyspieszyć spis z natury środków trwałych i wyposażenia?
- Jak bezbłędnie rozliczyć majątek i osoby za niego odpowiedzialne?
- Jak zeskanować i namierzyć majątek w kilka sekund kodem kreskowym, QR lub RFID?
- Pobierz i zyskaj bezpłatny mini kurs wideo na temat inwentaryzacji
Inwentaryzacja
nie trwa tygodni
Czas spisu z natury
spada nawet 8-krotnie
- 5,0 / 5 z 163 opinii
- 1500+ wdrożeń w Polsce
- ponad 30 lat na rynku
- licencja dożywotnia, dane u Ciebie
