Jak powiodła się sztuka inwentaryzacji w chorzowskim Teatrze Rozrywki?
Teatr Rozrywki w Chorzowie działa pod obecną nazwą od połowy lat 80., jednak jego historia zaczęła się już pod koniec lat 70. XX wieku. Mieści się miejscu przedwojennego Hotelu Graf Reden, który był najekskluzywniejszym hotelem w całej Królewskiej Hucie (ówczesny Chorzów). Dogodna lokalizacja – tuż obok rynku, przy tzw. estakadzie, wysoki poziom załogi, czy też piękny budynek sprawia, że odwiedza go aż około 100 tysięcy fanów rocznie.
A to z kolei sprawia, że przeprowadzenie inwentury w tym miejscu było nie lada wyzwaniem.
1 800 środków trwałych
100 pracowników
Inwentaryzacja dekoracji i kostiumów
Dyskretne znaczniki radiowe RFID, które nie ingerują w znakowane przedmioty
Klient
Teatr Rozrywki
Lokalizacja
Chorzów
Branża
Instytucja kultury
Rozwiązanie
Szybka Inwentaryzacja + Kolektor danych + RFID + Aplikacja Mobilna PWSK
01 – Specyfika projektu
Co zyskał Teatr Rozrywki w Chorzowie po wprowadzeniu Szybkiej Inwentaryzacji?
Integracja Optimy z programem Szybka Inwentaryzacja
Oczyszczenie systemu ze zbędnych elementów wyposażenia i środków trwałych
Odświeżenie 100% numerów inwentarzowych
Nowoczesne oprogramowanie oraz osprzęt inwentaryzacji
Problemy Teatru Rozrywki w Chorzowie przed wdrożeniem systemu
Teatr Rozrywki w Chorzowie zatrudnia około 100 ludzi. Miejsce to jest odwiedzane przez aż około 100 000 amatorów sztuki teatralnej, którzy mogą oglądać spektakle na dwóch scenach – jednej na 600 osób, drugiej na 100. Poza głównym gmachem Teatru należy pamiętać o tym, że inwenturze podlega (przede wszystkim) to, czego widz nie widzi, czyli o zapleczu: Biuro Obsługi Widzów, Dział Marketingu i Promocji, Dział Księgowości, pracownia krawiecka, ślusarska czy malarska.
Przed pojawieniem się programu, inwentaryzacja odbywała się w całości bez użycia czytników RFID i oprogramowania do inwentury. Tylko przysłowiowa kartka i długopis wspomagana excelem. I tak każde pomieszczenie. Z doświadczenia wiemy, że do kłopotów i komplikacji podczas przeprowadzania inwentury w taki sposób krótka droga.
Tradycyjne podejście do spisu z natury sprawiało, że za każdym razem proces ciągnął się nadmiernie długo. Dodatkowo pojawiały się błędy w spisie z natury, które są nieodłączne przy tradycyjnym podejściu do inwentaryzacji.
Nie pomagał fakt, że wiele przedmiotów widniało pod jedną pozycją. Kolejnym problemem są nadprogramowe przedmioty. Ktoś przynosi element scenografii i po jakimś czasie nie wiadomo, skąd ten element się wziął.
Nie pomagał fakt, że wiele przedmiotów widniało pod jedną pozycją. Kolejnym problemem są nadprogramowe przedmioty. Ktoś przynosi element scenografii i po jakimś czasie nie wiadomo, skąd ten element się wziął.
„Jako instytucja jesteśmy zobligowani do wykonania w najbliższym czasie dużych i szczegółowych inwentaryzacji. Stąd też podjęliśmy decyzję o konieczności wdrożenia nowoczesnego systemu inwentaryzacyjnego.”
- Teatr Rozrywki w Chorzowie
Teatr chorzowski zdecydował się na program Szybka inwentaryzacja, ponieważ spełniał wszystkie warunki do kompleksowego ewidencjonowania mienia.
02 – Proces
Jak wyglądało wdrożenie programu?
Teatr Rozrywki w Chorzowie miał trudne zadanie przed sobą. Inwentura w teatrach jest specyficzna z powodu, chociażby komplementacji scenografii. Tagi RFID też nie mogą ingerować w walory artystyczne kostiumów i dekoracji, więc powinny być jak najbardziej dyskretne.
Dyrekcja postanowiła jednak usprawnić swój system i znaleźć kompleksowe rozwiązanie. Postawili na specjalistyczny program Szybka Inwentaryzacja wraz ze szkoleniem, integracją danych, oraz pakietem wsparcia technicznego APG.
Jak było na samym początku wdrożenia?
Przede wszystkim – jak wszystko, co nowe – program wzbudzał niepokój wśród załogi. Jednak wraz ze wzrostem świadomości pracowników spowodowanym szkoleniem ze wdrożeniowcem z zakresu funkcjonowania oprogramowania, szybko okazało się, że strach ma jedynie wielkie oczy. Program jest bardzo intuicyjny, każdy może się go szybko nauczyć.
Teatr Rozrywki w Chorzowie
„Wartością dodaną przy wdrożeniu oprogramowania jest fakt, iż pracownicy mogą poznać i nauczyć się sposobu funkcjonowania technologii cyfrowych. Zdobytą wiedzę i umiejętności mogą wykorzystać w przyszłości.”
Teatr Rozrywki w Chorzowie
Właśnie wszechstronność rozwiązania była kluczowym czynnikiem, dzięki któremu Teatr Rozrywki zdecydował się na to rozwiązanie.
Jest ona szczególnie istotna, ponieważ w teatrach musi być rozwiązanie, które jest wszechstronne. Najczęściej poddawany spisowi z natury jest sprzęt taki jak:
sprzęt komputerowy, oświetlenie sceniczne, osprzęt akustyczny, wyposażenia biurowe, elementy wyposażenia technicznego obiektu, kostiumy, scenografie.
03 – Efekty
Co zmieniło się w Teatrze po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji?
Po wprowadzeniu Szybkiej Inwentaryzacji, Teatrowi Rozrywki w Chorzowie udało się uporządkować ewidencję środków trwałych i wyposażenia. Było to wyzwanie, które do tej pory sprawiało duży kłopot i angażowało około 10 pracowników, powodując nadmiar obowiązków, stres i stratę czasu na pozornie proste czynności.
Od momentu wdrożenia system zapewnia szybki dostęp do kartotek ewidencyjnych, dzięki czemu mają bieżący wgląd w stan środków trwałych i mają pewność, że wszystko mają pod kontrolą. Pracownicy mogą w łatwy sposób wyszukać wszystkie informacje powiązane z elementem wyposażenia lub środka trwałego. Lokalizacja, osoba odpowiedzialna, dokument zakupu, etc. nie jest już teraz tajemnicą.
Jakie największe korzyści widzą pracownicy Teatru Rozrywki w Chorzowie od momentu wprowadzenia?
W końcu jest jeden system, a nie kilka odpowiadających za różne aspekty inwentury.
Pojawiły się nowe, optymalne procesy inwentarzowe, które ułatwiają cały spis z natury
Teatr “oczyścił się” ze zbędnych środków trwałych i elementów wyposażenia
Nowoczesne oprogramowanie oraz sprzęt inwentaryzacyjny będą pomagać jeszcze przez długie lata.
Rozwiązanie bez problemu sprawdzi się w innych teatrach i ośrodkach kultury. Najlepszym tego przykładem są te słowa.
– Teatr Rozrywki w Chorzowie
Wypełnij formularz, pobierz demo i przetestuj:
- Jak przyspieszyć spis z natury środków trwałych i wyposażenia?
- Jak bezbłędnie rozliczyć majątek i osoby za niego odpowiedzialne?
- Jak zeskanować i namierzyć majątek w kilka sekund kodem kreskowym, QR lub RFID?
- Pobierz i zyskaj bezpłatny mini kurs wideo na temat inwentaryzacji
Inwentaryzacja
nie trwa tygodni
Czas spisu z natury
spada nawet 8-krotnie
- 5,0 / 5 z 163 opinii
- 1500+ wdrożeń w Polsce
- ponad 30 lat na rynku
- licencja dożywotnia, dane u Ciebie
