• Case Study • Galeria Bielska
30 razy krótsza inwentaryzacja w Galerii Bielskiej BWA z Szybką Inwentaryzacją RFID
1650 eksponatów
Inwentaryzacja eskponatów w galerii sztuki
Wdrożyliśmy system RFID, który zapewnił łatwe oznakowanie dzieł sztuki i szybki, bezbłędny spis.
Klient
Galeria Bielska BWA
Lokalizacja
Bielsko-Biała
Branża
Kultura. Galeria sztuki
Rozwiązanie
Program Szybka Inwentaryzacja + Znacznki RFID + kolektor danych z Mobilną Inwentaryzacją
01 – Specyfika projektu
Korzyści po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji
30x szybsza inwentaryzacja dzieł sztuki z zachowaniem ostrożności o eksponaty
Ograniczenie zalegającej i przestarzałej papierowej dokumentacji
Błyskawiczne odszukanie konkretnego eksponatu w magazynie pełnym innych muzealiów
Automatyczne generowanie arkuszy inwentaryzacyjnych
02 – Sytuacja przed wdrożeniem
Jak dotychczas inwentaryzowano dzieła sztuki?
Problemy z zapanowaniem nad dużą ilością eksponatów i środków trwałych
Galeria mierzyła się z problemem inwentaryzacji oraz ewidencji ponad 1600 eksponatów (obrazów, książek, ceramiki, fotografii, rysunków, płaskorzeźb, tkanin) i środków trwałych (sprzętu komputerowego, mebli).
Długi czas poświęcony na inwentaryzację
Przy inwentaryzacji każdego eksponatu czy sprzętu biurowego konieczne było odszukanie na przedmiocie numeru inwentarzowego, a następnie ręcznie wprowadzenie informacji do papierowych arkuszy inwentarzowych, co znacząco wydłużało czas poświęcany na ewidencję i czyniło go bardzo żmudnym.
Problem z liczeniem specyficznych eksponatów
Najwięcej trudności przysparzała inwentaryzacja grafik oraz prac artystycznych, przechowywanych w większych ilościach w specjalnych teczkach. Każdorazowo trzeba było taką teczkę wyjąć, otworzyć i delikatnie przeglądać jej zawartość (ryzykując przy tym uszkodzeniem pracy) w celu znalezienia numeru inwentarzowego.
03 – Wdrożenie i efekty
Jak wyglądało wdrożenie w Galerii Bielskiej BWA?
Aby przyspieszyć i unowocześnić proces inwentaryzacji Galeria Bielska BWA zdecydowała się wdrożyć system Szybka Inwentaryzacja. Galeria wybrała system PWSK, bo jest oparty na technologii RFID i pozwala na szybkie przeskanowanie całego pomieszczenia. Umożliwia także automatyczne wygenerowanie arkuszy inwentaryzacyjnych. Co więcej, łatwo można w nim wyszukać położenie oraz informacje o konkretnej pozycji, co ma szczególne znaczenie w kontekście dzieł sztuki.
Odczytywanie zbliżeniowych etykiet RFID w praktyce
Wdrożenie Szybkiej Inwentaryzacji polegało na oznaczeniu wszystkich muzealiów oraz pozostałego asortymentu etykietami (chipami) RFID. Następnie, przy użyciu Modułu Importu Danych zaimportowano dane do kartotek inwentarzowych programu Szybka Inwentaryzacja. Automatyczny import znacznie przyspieszył rozpoczęcie pracy z programem, eliminując konieczność ręcznego zakładania kartotek oraz wprowadzania danych.
Wdrożeniu towarzyszyło szkolenie przeprowadzone przez Krzysztofa Kaczmarczyka, Głównego Wdrożeniowca PWSK. Kilka godzin szkolenia wystarczyło, aby pracownicy Galerii nauczyli się obsługi systemu Szybka Inwentaryzacja.
„Polecamy wdrożenie rozwiązania PWSK, zwłaszcza instytucjom mającym dużą kolekcję dzieł sztuki. Szybka Inwentaryzacja niesamowicie skraca czas potrzebny na inwentaryzację tych dzieł, jak i wyposażenia. Dodatkowo bardzo pomocna jest opcja znalezienia konkretnego dzieła w magazynie pełnym innych dzieł sztuki”.
Zastosowane rozwiązania: Szybka Inwentaryzacja w wersji Gold, Moduł RFID, Moduł Importu Danych
Wdrożenie przeprowadzono wspólnie z Autoryzowanym Przedstawicielem Handlowym PWSK w zakresie sprzedaży i wdrożeń oprogramowania Szybka Inwentaryzacja – firmą ABEL Bartłomiej Żywczak.
Efekty pracy z Szybką Inwentaryzacją w Galerii Bielskiej
Bezpieczeństwo eksponatów w czasie inwentaryzacji
Wykorzystywane przez system etykiety RFID pozwalają trwale i bezpiecznie oznakować dzieła sztuki. Czytnik RFID odczytujący etykiety sczytuje je na odległość, bez konieczności wycelowania czytnika bezpośrednio w chipa. To daje dużą dowolność przy wyborze miejsce oznakowania eksponatu etykietą.
Szybkie i bezdotykowe skanowanie środków trwałych
Dokładne i zawsze aktualne położenie wybranego sprzętu można sprawdzić przy pomocy kilku kliknięć w programie, co przekłada się na płynny obieg i zwiększenie rotacji narzędzi.
Eliminacja papierowych arkuszy inwentaryzacyjnych
System eliminuje konieczność szukania każdej pozycji z osobna oraz ręcznego wprowadzania danych do papierowych arkuszy inwentaryzacyjnych, które zostały zastąpione automatycznie generowanymi arkuszami elektronicznymi.
Szybka inwentaryzacja teczek i dokumentów
RFID rozwiązało problem inwentaryzacji prac przechowywanych masowo w teczkach. Po wdrożeniu systemu należy tylko wyjąć teczkę i zbliżyć do niej czytnik. Ku zaskoczeniu samych pracowników Galerii, to wystarczy do poprawnego odczytu każdej z prac znajdujących się w teczce, nawet przy dużej liczbie grafik. A to wszystko bez jej otwierania i ryzykowania uszkodzeniem prac.
Przyspieszenie inwentaryzacji aż 30 razy
Pracownicy Galerii operujący systemem przyznają, że wdrożenie Szybkiej Inwentaryzacji oraz technologii RFID było trafionym pomysłem i przyspieszyło wszystkie czynności związane z inwentaryzacją.
„Kiedyś, żeby przeprowadzić inwentaryzację np. dzieł sztuki, trzeba było z osobna obejrzeć każdy z ponad tysiąca eksponatów, aby odszukać numer inwentarzowy i zweryfikować, że jest na stanie. Przyjmując nawet minutę na sprawdzenie jednego dzieła, przy tysiącu sztuk, daje to ponad 16,5 godziny.
Po wdrożeniu Szybkiej Inwentaryzacji jest to kwestia przejścia się po Galerii z czytnikiem, co zajmuje około 30 minut, a dokumenty są automatycznie generowane, co jeszcze bardziej przyspiesza pracę”.l
Jakub Osiewicz
Galeria Bielska BWA
Zobacz, jak wygląda inwentaryzacja z technologią RFID
Zobacz na poniższym filmie:
Jak wyglądała inwentaryzacja w innych firmach i instytucjach?
Szczególowe studia przypadków z metodologią, wyzwaniami i mierzalnymi efektami wdrożenia.
Edukacja
5000
przedmiotów
800
środków trwałych
Kultura
40
koncertów wyjazdowych
20
koncertów festiwalowych
Wypełnij formularz, pobierz demo i przetestuj:
- Jak przyspieszyć spis z natury środków trwałych i wyposażenia?
- Jak bezbłędnie rozliczyć majątek i osoby za niego odpowiedzialne?
- Jak zeskanować i namierzyć majątek w kilka sekund kodem kreskowym, QR lub RFID?
- Pobierz i zyskaj bezpłatny mini kurs wideo na temat inwentaryzacji
Inwentaryzacja
nie trwa tygodni
Czas spisu z natury
spada nawet 8-krotnie
- 5,0 / 5 z 163 opinii
- 1500+ wdrożeń w Polsce
- ponad 30 lat na rynku
- licencja dożywotnia, dane u Ciebie
