Zlecenie inwentaryzacji do firmy zewnętrznej, czy własnymi siłami?
Nie oszukujmy się, inwentaryzacja to ciężka praca. Potrzeba oderwać od pracy pracowników, którzy i tak często są przeciążeni natłokiem obowiązków i skierować ich do żmudnego poszukiwania i spisywania sprzętu.
Dlatego pozostają dwa wyjścia:
1
Zakupić wyspecjalizowane do tego celu programy do inwentaryzacji, drukarki etykiet oraz czytniki mobilne – inwentaryzatory, które maksymalnie ułatwią i przyspieszą cały proces.
2
Zlecić inwentaryzację firmie zewnętrznej, tzw. outsourcing inwentaryzacji.
Zlecając inwentaryzację firmie zewnętrznej, tzw. outsourcing inwentaryzacji, przekazujemy odpowiedzialność za cały proces osobom z zewnątrz, które przeważnie są wyspecjalizowane w takich pracach. Teoretycznie powinny ją zrobić szybciej i dokładniej.
W praktyce i tak należy do zespołów spisowych przydzielić własnych fachowców, którzy muszą zidentyfikować skomplikowane urządzenia i instalacje.
Zweryfikuj metody pracy firmy zewnętrznej
Zdarza się, że oznakowanie majątku etykietami nie jest wykonane zbyt solidnie. Etykiety są naklejane tylko pro forma, żeby były, a nie są nawet odczytywane przez skanery. Takie oklejenie środków trwałych błędnymi kodami jest gorsze niż brak jakiegokolwiek oznaczenia, bo później utrudnia ponowne oklejanie właściwymi kodami.
Zatrudniając firmę zewnętrzną należy zweryfikować rodzaj i trwałość stosowanych etykiet samoprzylepnych, a także czytelność i trwałość ich zadruku.
Przed rozpoczęciem oklejania wyposażenia należy koniecznie zweryfikować, czy skaner kodów kreskowych potrafi odczytać nadrukowany kod. Spotkaliśmy się z przypadkami, gdzie została zatrudniona firma zewnętrzna, która wydrukowała zamówione etykiety i nakleiła je. Podczas wdrożenia naszego oprogramowania okazało się, że większość kodów kreskowych nie da się odczytać i cała praca poszła na nic.
Outsourcing inwentaryzacji kończy się w momencie przekazania zebranych danych najczęściej w formie arkuszy Excel.
Przewaga inwentaryzacji wewnętrznej
Przewagą inwentaryzacji wewnętrznej jest niższy koszt, możliwość zagospodarowania czasu własnych pracowników oraz to, że dane pozostają we własnym oprogramowaniu i łatwo jest dodrukowywać nowe etykiety dla nowych zakupów oraz nadzorować przez cały rok co, gdzie mamy. Umożliwia to np. przeprowadzenie inwentaryzacji kontrolnej, wyrywkowej w momencie zwalniania się osoby odpowiedzialnej za jakiś majątek.
Zatrudniając osoby z zewnątrz należy pamiętać, że może być potrzebne podpisanie odpowiednich umów o poufności i RODO. Udostępniamy przecież wgląd w cały majątek firmy, jego rodzaj i stan bieżący, rozkład pomieszczeń, obsadzenie stanowisk. Są to bardzo wrażliwe i cenne informacje.
Nie należy także zapomnieć sprawdzić aktualne badania lekarskie oraz zaznajomić osoby spisujące z przepisami BHP.
Zmierzone wyniki wdrożeń
O Autorze
CEO PWSK
Jacek Krywult jest prezesem zarządu PWSK Sp. z o.o. i od lat zajmuje się cyfryzacją procesów związanych z zarządzaniem majątkiem przedsiębiorstw. Specjalizuje się w rozwiązaniach wspierających gospodarkę narzędziową, ewidencję środków trwałych, inwentaryzację oraz automatyczną identyfikację z wykorzystaniem kodów kreskowych i technologii RFID. W swoich publikacjach dzieli się praktyczną wiedzą dotyczącą usprawniania procesów magazynowych, inwentaryzacyjnych i produkcyjnych.
Polecane artykuły
18 grudnia, 2025
Wciąż wiele firm prowadzi ewidencję na papierze lub w arkuszach Excela. Niestety takie rozwiązania nie tylko wydłużają pracę, ale też zwiększają ryzyko błędów. Przepisywanie danych i uzupełnianie braków potrafi zająć..
